Je bedrijfsarchief laten digitaliseren is een investering

Geplaatst op 21 december 2020

Een archief is een wezenlijk onderdeel van elke bedrijfsvoering. Je wilt af en toe zaken terugzien en het is voor de belastingen verplicht om zeven jaar je financiële administratie te bewaren. Wanneer je dit alles op een digitale manier doet, dan loop je minder risico. In deze blog aan we je uitleggen hoe dit precies zit. 

Er is nog een groot aantal ondernemers dat nog niet werkt met een digitaal archief. Op deze manier loop je een aantal voordelen mis. We nemen even hieronder met je door. Denk aan:

Veiligheid

Je archief is veilig als het gaat om overstromingen of brand. Andere externe invloeden, zoals inbrekers, hebben minder invloed op de veiligheid van je archief.

Doorzoekbaar

Digitaal archief is makkelijk doorzoekbaar, medewerkers kunnen snel vinden wat ze zoeken. Daarbij kunnen meerdere medewerkers gebruikmaken van een specifiek document. Op deze manier hoeven collega’s niet op elkaar te wachten.

Makkelijk thuiswerken

Een digitaal archief is makkelijk als het gaat om thuiswerken. Zo hoef je niet op de fysieke locatie van het kantoor te zijn om inzage te krijgen in de documenten die in het archief zitten. Zo is het dus veel makkelijker om thuis te werken aan je verschillende taken en opdrachten.

Digitaal gaan

Als je een nieuw bedrijf begint, dan is het slim om direct over te schakelen op een digitaal archief. Je zult dan natuurlijk nog wel analoge documenten in handen krijgen, maar die kun je dus direct digitaliseren. Een gedeelte van je archief zal wellicht eerst analoog zijn en daarna gedigitaliseerd kunnen worden. Een archief digitaliseren is eenvoudig. Vaak kun je documenten sturen naar een specifiek bedrijf dat ze voor je digitaliseert. Het kan gaan om media als: microfilm, documenten / A4’tjes, VHS-tapes en meer.

Dit vinden we stuk voor stuk overtuigende ideeën die pleiten voor het laten digitaliseren van je bedrijfsarchief. Blijf ons volgen voor meer interessante blogs over business en applications!